外国人を採用したあと、入管への届出が必要だと知らずに放置していませんか？

本人による所属機関等の届出と、受入れ機関による届出は別です。技人国等の所属機関による入管への届出は努力義務で、ハローワークへの外国人雇用状況届出義務を負う事業主は対象外です。特定技能所属機関の随時・定期届出は別途義務があります。届出の主体・根拠・期限を分けて確認してください。

「採用したら終わり、じゃなかったの？」「契約書は交わしたけど、入管に何か出すんだっけ？」――正直なところ、ここでつまずく会社はとても多いです。書類の名前が似ていて、どれをどこに出すのか分かりにくい。しかも届出先は入管とハローワークの2か所に分かれます。この記事を読めば、いつ・どこに・何を出すのかが整理でき、罰則を避けながら淡々と手続きを進められるようになります。

この記事のポイント

• 届出先は「入管」と「ハローワーク」の2系統。在留資格に関わる届出は出入国在留管理庁、雇用保険・雇用状況の届出は厚生労働省（ハローワーク）と、出す先が分かれます。混同するのが一番のミスです。
• 「14日以内」という期限が要注意。所属機関（雇用する会社）に関する届出は、雇用・退職・契約変更などがあった日から14日以内。意外と短く、後回しにすると過ぎてしまいます。
• 本人による所属機関等の届出と、受入れ機関による届出は別です。技人国等の所属機関による入管への届出は努力義務で、ハローワークへの外国人雇用状況届出義務を負う事業主は対象外です。特定技能所属機関の随時・定期届出は別途義務があります。届出の主体・根拠・期限を分けて確認してください。

この記事の結論

• 一言で言うと、外国人を雇ったら「入管への所属機関届出（14日以内）」と「ハローワークへの外国人雇用状況の届出」の2つを必ず出す、ということ。
• 最も重要なのは、退職時にも届出が必要だという点。
• 失敗しないためには、入社・退社・契約変更の都度「届出チェックリスト」を回す仕組みを作ること。記憶でなく仕組みで管理します。

📌 入管へ出す届出と、その期限

外国人を雇用する企業がまず押さえるべきは、出入国在留管理庁（入管）への届出です。とくに就労資格の外国人を受け入れる会社には、義務として課されたものがあります。

所属機関に関する届出（14日以内）

中長期在留者のうち、就労資格や「家族滞在」などで働く本人だけでなく、受け入れる側の企業にも届出の仕組みがあります。混同しやすいので分けて説明します。

まず本人側。これは本人の義務ですが、会社が手続きを促し、書類を整える支援をすると、本人の届出漏れ＝不法就労につながるリスクを下げられます。

正直なところ、ここは本人任せにして放置されがちな部分。送り出す側として、退職時に「14日以内に入管へ届出を」と一声かけるだけで防げます。

雇用契約の変更・終了で必要になる届出

会社の都合や本人の事情で、雇用契約の内容が変わることもあります。給与や職務内容の大きな変更、契約終了（退職・解雇）。こうした変動も、在留資格によっては届出の対象です。

特に「特定技能」では、受け入れ機関（会社）側に独立した届出義務が課されています。雇用契約に関する届出、支援計画に関する届出、活動状況に関する届出などを、年1回、あるいは事由発生から14日以内に提出する必要があります。一般の就労資格よりも企業側の手続きが多いのが特定技能の特徴です。ここは登録支援機関に委託すれば代行してもらえる部分でもあります。

在留カード・在留期限まわりの確認義務

直接の「届出」とは少し違いますが、在留カードの確認も忘れてはいけません。雇用時には在留カードの原本で、在留資格・在留期限・就労制限の有無を確認します。期限が切れた状態で働かせれば、企業側も不法就労助長罪に問われ得ます。

「うっかり期限が過ぎていた」を防ぐには、在留期限を一覧で管理し、更新の2〜3か月前にアラートを出す運用が現実的です。届出と期限管理はセットで考える、これが鉄則です。

🔍 ハローワークへの届出と、怠った場合のリスク

入管と並んで忘れてはならないのが、ハローワーク（厚生労働省）への「外国人雇用状況の届出」です。こちらは入管とは別系統で、雇い入れと離職の両方で必要になります。

外国人雇用状況の届出（雇い入れ・離職時）

これは厚生労働省が定める制度で、対象は原則すべての外国人労働者（「外交」「公用」などを除く）。

期限は雇用保険の被保険者かどうかで変わります。雇用保険に加入する場合は資格取得・喪失届と兼ねて手続きし、加入しない短時間勤務などの場合は翌月末日までに別途届け出ます。届出を怠ったり虚偽の届出をしたりすると、30万円以下の罰金の対象になり得ます。ここは「知らなかった」では済まされない部分です。

届出を怠ると、具体的に何が起きるか

誇張せずに整理します。届出を怠った場合のリスクは大きく3つ。

本人による所属機関等の届出と、受入れ機関による届出は別です。技人国等の所属機関による入管への届出は努力義務で、ハローワークへの外国人雇用状況届出義務を負う事業主は対象外です。特定技能所属機関の随時・定期届出は別途義務があります。届出の主体・根拠・期限を分けて確認してください。

ただし、ケースによりますが、悪質でない期限超過がいきなり重い処分になるわけではありません。気づいた時点で速やかに届け出れば、リスクはかなり抑えられます。大切なのは放置しないこと。

「正直、どこまで会社がやるべき？」への答え

よくあるのが「本人の届出まで会社が責任を負うのか」という疑問。線引きを整理します。

本人の在留資格に関する届出（住居地や所属機関の変更など）は、原則として本人の義務です。会社の義務は、雇用状況の届出（ハローワーク）と、特定技能などで定められた受け入れ機関としての届出。とはいえ、本人の届出漏れは結局そのまま雇い続けるリスクになって返ってきます。だから「やる義務はないが、促す・支援する」のが賢い距離感です。

ここを丸ごと自社で抱えるのが不安なら、登録支援機関や専門家に委託する選択肢もあります。弊社のように派遣・紹介・登録支援を一社で持つ事業者なら、届出まわりの実務も含めて相談できます。

❓ よくある質問

Q1. 入管への届出は採用時だけでいいですか？

A. いいえ、退職・契約変更時にも必要です。特に所属機関に関する届出は、変更があった日から14日以内が原則。採用時だけ意識して退職時を忘れる例が最も多いので注意してください。

Q2. ハローワークへの届出と入管への届出は同じものですか？

A. 別物です。ハローワークは「外国人雇用状況の届出」（厚労省）、入管は在留資格に関わる届出（出入国在留管理庁）。届出先も様式も異なり、両方必要になる場面が多いです。

Q3. 届出を忘れていたことに気づきました。今からでも大丈夫ですか？

A. 速やかに届け出てください。気づいた時点で提出すれば、放置するよりリスクは大幅に下がります。悪質でない遅れがすぐ重い処分になるわけではありませんが、放置は禁物です。

Q4. 外国人雇用状況の届出を怠るとどうなりますか？

A. 30万円以下の罰金の対象になり得ます。さらに不法就労助長への波及や、将来の在留資格審査での印象にも影響します。義務として確実に出してください。

Q5. 特定技能の外国人は、ほかの就労資格より届出が多いですか？

A. はい、多めです。受け入れ機関として雇用契約・支援計画・活動状況などの届出義務があり、年1回の定期届出も伴います。登録支援機関に委託すれば、この実務を代行してもらえます。

Q6. 在留カードの確認も届出のうちに入りますか？

A. 届出そのものではありませんが、雇用時の必須確認です。在留資格・期限・就労制限を原本で確認しないと、期限切れの就労を見逃し不法就労助長罪に問われる恐れがあります。

Q7. 届出の管理が煩雑です。何かコツはありますか？

A. 入社・退社・契約変更の都度回す「届出チェックリスト」を作り、在留期限は更新2〜3か月前にアラートを設定するのが現実的です。記憶でなく仕組みで回すのが失敗しないコツです。

届出の主体を明記して依頼する

本人の届出と企業の届出は、どちらか一方を済ませれば全て終わるとは限りません。手続き名、提出する人、提出先、確認方法を分けて管理します。本人へ「手続きしておいて」とだけ伝えず、何を確認してほしいのかを具体的に案内してください。

期限を通知するだけで終わらせない管理方法

期限の管理表は、日付を登録するだけでは十分ではありません。対象者、手続きの種類、確認した資料、社内の担当者、本人への連絡日、次の確認日を一組で管理します。法令上の期限、会社が設定する準備期限、就業や契約の予定日は別の欄に置きましょう。社内の前倒し日程を法律上の期限のように説明すると、本人にも担当者にも誤解が生じます。期限の根拠が分からない項目は、推測で埋めずに確認中と表示します。

まとめ

この記事のまとめ：要点3つ

• 届出先は入管とハローワークの2系統。在留資格に関わる届出は出入国在留管理庁、外国人雇用状況の届出は厚生労働省（ハローワーク）。混同が最大のミスのもとです。
• 本人による所属機関等の届出と、受入れ機関による届出は別です。技人国等の所属機関による入管への届出は努力義務で、ハローワークへの外国人雇用状況届出義務を負う事業主は対象外です。特定技能所属機関の随時・定期届出は別途義務があります。届出の主体・根拠・期限を分けて確認してください。
• 怠っても、速やかに届け出れば挽回できる。放置が一番危険。気づいた時点で出し、入社・退社の都度チェックリストで回す仕組みにすれば、罰則も信用低下も防げます。

届出は地味ですが、外国人雇用を続ける土台です。「うちの場合はどの届出が必要？」と少しでも迷ったら、まずは話だけでも聞かせてください。エムティックは派遣・紹介・登録支援をワンストップで扱い、届出まわりの実務も含めてご相談に応じます。後回しにして慌てる前に、気軽に状況を整理するところから始めましょう。

定期届出の現行ルール

定期届出は年1回です。対象期間は4月1日から翌年3月31日までで、翌年4月1日から5月31日までに提出します（5月31日が閉庁日の場合は翌開庁日）。受入れ・活動・支援実施状況を取りまとめ、特定技能所属機関が提出します。支援を全部委託している場合も、登録支援機関の支援実施状況を含めて受入れ企業が届け出ます。定期面談は原則3か月に1回以上で、年1回の届出とは別です。