外国人社員が引越したのに住居地の届出を忘れ、在留カードの手続き漏れで罰則にならないか不安ではありませんか？

住居地の届出義務は本人にありますが、本人から委任を受けた代理人などによる届出も可能です。会社の担当者が一律に手続きできないわけではありません。委任状・在留カードなど必要書類を市区町村に確認し、新しい住居地に移転した日から14日以内に手続きしてください。

この記事では、引越し時に必要な住居地届出の期限と窓口、怠った場合のリスク、そして企業がどこまで関われるのかを整理し、社内で見落としを防ぐ判断ができる状態を目指します。

【この記事のポイント】

• 住居地の届出は引越しから14日以内に、入管ではなく新住所地の市区町村へ行うのが原則です
• 届出を怠ると罰則や在留資格取消しの対象になりうるため、本人任せにしきらない仕組みが要ります
• 手続き自体は本人の義務で会社は代行できませんが、案内・確認・リマインドという形で支えられます

この記事の結論

• 一言で言うと、在留カードを持つ中長期在留者は、引越したら新しい住所地の市区町村に14日以内に住居地を届け出る必要があります。
• 最も重要なのは、届出先が「市区町村」であること。市区町村から出入国在留管理庁へ情報が連携される仕組みのため、本人が入管へ出向く必要はありません。
• 届出を怠ると20万円以下の罰金の対象になりうるほか、届出をしない状態が続くと在留資格の取消し事由にもなり得ます。だからこそ企業側の確認が効きます。

住居地の届出とは？引越したら14日以内に市区町村へ

まずは制度の骨格を押さえます。

住居地届出は在留カード制度に組み込まれた手続き

在留カードを持つ中長期在留者は、住んでいる場所（住居地）を国に把握してもらう義務があります。これは出入国管理及び難民認定法（入管法）に基づくもので、在留カードの裏面には現住所が記載されます。引越して住所が変われば、その記載も更新しなければなりません。

ポイントは、住居地の届出が「住民基本台帳制度」と一体で運用されている点です。つまり外国人だけの特別な窓口があるわけではなく、日本人と同じ市区町村の住民担当の窓口で完結します。

引越したら14日以内、届け出る先は市区町村

期限は、新しい住居地に住み始めた日から14日以内が原則です。ここで多くの担当者がつまずくのが「どこへ出すのか」という点。答えは入管（出入国在留管理庁の窓口）ではなく、引越し先の市区町村役場です。

手続きの流れは日本人の引越しとほぼ同じです。別の市区町村へ移る場合は、旧住所の市区町村で転出届を出し、新住所の市区町村で転入届を出します。同じ市区町村内での引越しなら転居届です。その際、本人が在留カードを窓口に提示すると、裏面に新しい住所が記載されます。家族で在留している場合は、それぞれの在留カードについて手続きが要る点にも注意が必要です。

市区町村から入管へ情報が連携される仕組み

「市区町村に出しただけで、入管には伝わらないのでは」と不安に思う方もいます。ここは安心して構いません。市区町村に届け出た住居地の情報は、出入国在留管理庁へ通知される仕組みになっています。本人が同じ内容を二重に届け出る必要は、住居地に関しては基本的にありません。

こちらは本人が入管へ直接（オンラインや郵送、窓口で）届け出るもので、窓口も期限の考え方も住居地届出とは別物です。転職・退職と引越しが重なる時期は、この二つが同時に発生することがあるので、社内で切り分けて案内できると混乱を防げます。

届出を怠るとどうなる？リスクと企業のサポート範囲

制度が分かったら、次は「守らないと何が起きるか」と「会社は何をしてよいのか」です。ここを曖昧にしたまま本人任せにすると、後から大きな問題になりかねません。

届出漏れで生じる罰則と在留資格への影響

住居地の届出を正当な理由なく14日以内に行わなかった場合、20万円以下の罰金の対象になり得ます。虚偽の住居地を届け出た場合には、より重い罰則が定められています。罰則の対象になるのはあくまで本人ですが、雇用する企業にとっても、社員が処罰を受ける事態は避けたいはずです。

さらに見落としたくないのが在留資格への影響です。住居地の届出をしない状態や、届け出た場所に実際には住んでいない状態が一定期間続くと、在留資格の取消し事由に該当し得ます。せっかく戦力になっている社員が、住所の手続き漏れという事務的な理由で在留を失う——そんな展開を防ぐためにも、届出は「小さな手続き」と侮らないことが大切です。

手続きは本人の義務、企業が代行はできない

住居地の届出義務は本人にありますが、本人から委任を受けた代理人などによる届出も可能です。会社の担当者が一律に手続きできないわけではありません。委任状・在留カードなど必要書類を市区町村に確認し、新しい住居地に移転した日から14日以内に手続きしてください。

住居地の届出義務は本人にありますが、本人から委任を受けた代理人などによる届出も可能です。会社の担当者が一律に手続きできないわけではありません。委任状・在留カードなど必要書類を市区町村に確認し、新しい住居地に移転した日から14日以内に手続きしてください。

見落としを防ぐ社内チェックの判断基準

本人任せにも代行にもしきれないなら、現実的なのは「気づける仕組み」を持つことです。自社の体制を点検するとき、次のような観点で確認すると抜けが見えてきます。

• 住所変更の申告ルートが決まっているか（引越しの報告を人事・現場のどちらで受けるか）
• 在留カード裏面の住所更新まで確認しているか（記載が古いままになっていないか）
• 転職・退職と重なるとき、所属機関の届出と切り分けて案内できているか

これらは、社内で完結できる部分と、専門の事業者に相談したい部分を切り分ける判断基準にもなります。一般的なケースとして、日常の勤怠管理は自社で、制度が絡む届出の判断は派遣元や登録支援機関に確認する、といった役割分担がよく取られます。派遣・紹介・登録支援を1社で扱うエムティックのように手段を横断して相談できる相手があると、引越しに限らず在留に関わる手続き全般で確認先を一本化しやすくなります。まずは自社のどこに穴があるかを洗い出すところからで構いません。

よくある質問

Q1. 住居地の届出はどこに出せばよいですか？

A. 新しい住所地の市区町村役場です。入管の窓口ではありません。日本人の転入届・転居届と同じ窓口で、在留カードを提示して手続きします。

Q2. 期限はいつまでですか？

A. 新しい住居地に住み始めた日から14日以内が原則です。正当な理由なく過ぎると罰則の対象になり得るため、早めの手続きが安全です。

Q3. 会社が代わりに届け出ることはできますか？

住居地の届出義務は本人にありますが、本人から委任を受けた代理人などによる届出も可能です。会社の担当者が一律に手続きできないわけではありません。委任状・在留カードなど必要書類を市区町村に確認し、新しい住居地に移転した日から14日以内に手続きしてください。

Q4. 届出を忘れるとどうなりますか？

A. 20万円以下の罰金の対象になり得ます。さらに届出をしない状態が続くと、在留資格の取消し事由に該当する場合もあるため放置は禁物です。

Q5. 同じ市区町村内での引越しでも届出は必要ですか？

A. 必要です。この場合は転居届を提出し、在留カードの住所記載を更新します。市区町村をまたぐ場合は転出届と転入届の両方が要ります。

Q6. 引越しと同時に転職もした場合、届出は一つで済みますか？

A. いいえ。住居地の届出（市区町村へ）と、所属機関に関する届出（本人が入管へ）は別の手続きです。窓口も考え方も違うので、それぞれ対応が必要です。

Q7. 市区町村に届け出れば入管にも伝わりますか？

A. はい。住居地の情報は市区町村から出入国在留管理庁へ連携されます。住居地に関して本人が入管へ重ねて届け出る必要は、基本的にありません。

引越し前後の住所を混在させない

住所変更を受け付けたら、住民登録の手続きと、社内の住所・通勤経路・郵送先の更新を別々に確認します。新住所を聞いたことだけで、公的な手続きが完了したと扱わないでください。本人が自治体で確認する事項と会社が更新する情報を一覧にし、旧住所へ重要書類を送らないようにします。

書類の一覧を、実際に使える進行表にする

必要書類の名前だけを並べても、誰が用意するのか決まっていなければ手続きは進みません。進行表には、書類名、作成する人、確認する人、取り寄せ先、取得予定日、提出先を分けて記入します。本人が準備する資料と会社が作成する資料を区別し、翻訳が必要か、原本を提示するのか、写しを提出するのかも確認しておきましょう。提出先によって条件が異なるため、以前の案件で使えた資料をそのまま流用せず、今回の案内と照合することが大切です。

書類を受け取ったら、氏名の表記、生年月日、住所、会社名、契約期間など、ほかの資料と共通する項目を横に並べて確認します。旧住所のままの資料や、採用予定の職務と説明が一致しない資料があれば、自己判断で書き換えず、作成者に確認します。修正前と修正後が混在しないよう、最新版の保管場所と版番号を決めてください。メールへの添付が何度も繰り返される場合も、どれが提出用なのかを一つに絞っておくと確認しやすくなります。

まとめ

外国人社員の引越しに伴う住居地の届出は、仕組みさえ分かれば難しいものではありません。要点を押さえて、社内で見落とさない状態をつくりましょう。

この記事のまとめ：要点3つ

• 住居地の届出は引越しから14日以内、届出先は入管ではなく新住所地の市区町村。在留カード裏面の住所も更新されます。
• 怠れば20万円以下の罰金や在留資格取消しの対象になり得るため、事務的な手続きと軽視しないことが大切です。
• 住居地の届出義務は本人にありますが、本人から委任を受けた代理人などによる届出も可能です。会社の担当者が一律に手続きできないわけではありません。委任状・在留カードなど必要書類を市区町村に確認し、新しい住居地に移転した日から14日以内に手続きしてください。

まずは自社で、引越しの報告を受けてから在留カードの住所更新を確認するまでの流れが決まっているかを点検してみてください。仕組みの有無が、届出漏れを防げるかどうかの分かれ目になります。