特定技能の受け入れには3か月ごとの定期面談や出入国在留管理庁への年1回の定期届出など、継続的な義務支援が伴います。

特定技能の義務支援は、面談と届出の「期限管理」がすべてです。3か月に1回の定期面談、年1回の定期届出、変更があれば14日以内の届出。やることは決まっています。問題は、現場が忙しいと後回しになること。

「面談って毎回やらないとダメなの？」「年1回の定期届出って何を書くの？」「自社で全部やるのは正直しんどい…」。実は、義務支援は仕組みさえ作れば回ります。逆に放置すると、次の受け入れが止まることも。この記事では、定期面談と年1回の定期届出の中身と手順、必要書類、そして登録支援機関へ委託してラクにする選択肢まで、判断できる形で整理します。

この記事のポイント

• 定期面談は3か月に1回、本人と監督者の両方に実施し記録を残すのが原則です。 形式だけでなく、相談の有無や生活状況まで確認します。
• 定期届出は年1回、対象年度の翌年5月31日までに提出します。 支援の実施状況を出入国在留管理庁へ届け出ます。
• 義務支援は登録支援機関へ全部委託できます。 自社の体制に自信がなければ委託、という割り切り方も現実的です。

この記事の結論

• 一言で言うと、特定技能の義務支援は「定期面談（3か月ごと）＋届出（定期・随時）」の期限管理に尽きます。
• 最も重要なのは、面談と届出を「いつ・誰が・何を」やるか決めて記録に残すこと。属人化させないことです。
• 失敗しないためには、体制に不安があるなら登録支援機関へ委託し、自社は現場サポートに集中する判断が有効です。

📋 定期面談と年1回の定期届出で「何を・いつ・どうやる」かを整理する

義務的支援の中でも、定期面談と届出は継続して発生します。ここを押さえれば、受け入れ後の運用イメージがほぼ固まります。順番に見ていきます。

定期面談は3か月に1回、本人と監督者の両方に行う

定期面談は本人と監督者に原則3か月に1回以上実施します。2025年4月以降は、面談対象者の同意などの条件を満たせば、互いの表情を確認できるオンライン面談も可能です。同意の確認書面を保存し、業務・待遇・保護上の問題や第三者の介入が疑われる場合には、改めて対面面談を行います。音声通話やメールだけで代えることはできません。

面談で確認するのは、労働条件に問題はないか、賃金はきちんと支払われているか、生活で困っていることはないか、ハラスメントや法令違反の兆候はないか、といった点です。本人が日本語に不安を抱えている場合は、本人が十分理解できる言語で行う必要があります。ここを日本語だけで流すと、「面談したのに何も拾えなかった」になりがちです。

正直なところ、面談は形だけになりやすい支援です。でも本人が本音を出せる唯一の場でもある。記録を取りながら、相談しやすい空気を作る。両方が大事です。

定期届出は年1回、受入れ・活動・支援の状況を届け出る

定期届出は年1回です。対象期間は4月1日から翌年3月31日までで、翌年4月1日から5月31日までに提出します（5月31日が閉庁日の場合は翌開庁日）。受入れ・活動・支援実施状況を取りまとめ、特定技能所属機関が提出します。支援を全部委託している場合も、登録支援機関の支援実施状況を含めて受入れ企業が届け出ます。定期面談は原則3か月に1回以上で、年1回の届出とは別です。

現行の「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」の様式と提出資料一覧を使います。定期面談・相談・支援の記録を年間を通じて残し、受入れ企業が登録支援機関からの報告も取りまとめて提出します。

提出方法は、地方出入国在留管理局への持参・郵送のほか、オンラインの電子届出システムも利用できます。

契約・支援計画等の変更は随時届出を確認

年1回の届出とは別に、随時の届出があります。代表的なのが、特定技能雇用契約の変更・終了、新たな契約の締結、支援計画の変更といった「受け入れ機関に関する届出」です。これらは事由が発生してから14日以内に届け出る必要があります。

たとえば、本人が退職した、転職して契約が終了した、雇用条件を変更した、こういった場合です。「あとでまとめて」が効かない種類の届出なので、ここは特に注意が必要です。ケースによりますが、14日というのは思ったより早く来ます。

加えて、報酬の支払いに関する記録や、支援の実施に関する文書は、契約終了から1年以上保管することが求められます。届出だけでなく「証拠を残す」運用まで含めて義務、と考えておくと安全です。

🤝 義務支援の負担を減らす：自社実施と登録支援機関への委託

ここまで読んで「自社で全部は無理かも」と感じた方もいると思います。実は、義務的支援は登録支援機関へまるごと委託できます。選択肢を冷静に並べてみます。

自社で実施する場合に整えるべき体制と落とし穴

自社（受け入れ機関）が支援を自前で行うには、いくつか条件があります。過去2年間に中長期在留者の受け入れ実績があること、または支援責任者・支援担当者として適切に対応できる体制があること、などです。これを満たせない場合、自社実施は認められません。

自社実施のメリットは、委託費がかからないこと。デメリットは、面談・届出・通訳対応・相談窓口の運用を、すべて社内の人手で回さないといけないことです。よくあるのが、担当者が異動・退職して支援が止まるパターン。属人化すると一気に崩れます。

体制がない状態で無理に内製すると、義務違反のリスクが上がります。ここは正直に見極めたほうがいい部分です。

登録支援機関へ委託すると何がどこまでラクになるか

支援を全部委託すれば、定期面談の実施、年1回の定期届出に必要な支援記録の提供、随時の相談対応、通訳の手配まで、義務的支援を丸ごと任せられます。自社が満たすべき支援体制の要件も、委託すればクリアしたものとみなされます。これが委託の一番大きい意味です。

委託費の相場は、特定技能外国人1人あたり月額2万〜3万円前後が一つの目安です（支援内容により幅があります）。安すぎる場合は面談や届出の質を確認したほうがいいですが、人を1人雇って内製するコストと比べれば、現実的な水準といえます。

弊社エムティックは、労働者派遣・有料職業紹介に加えて登録支援機関（登録番号 25-登-011625）の許認可を持っています。3つの機能を1社で持っているので、採用から義務支援まで窓口を分けずに進められるのが強みです。「面談と報告だけお願いしたい」というご相談も歓迎しています。

委託先を選ぶときに確認したい5つの判断基準

委託は便利ですが、丸投げできるからこそ選び方が大事です。比較検討する際は、次の5点を確認することをおすすめします。

1つ目、定期面談を「対面で・本人の言語で」きちんと行う体制があるか。2つ目、年1回の定期届出など届出の代行範囲が明確か。3つ目、対応できる言語と国籍の幅。4つ目、トラブル時の連絡スピードと窓口。5つ目、料金に何が含まれ、追加費用がどこで発生するか。この5つを複数社で並べて比べると、自社に合う相手が見えてきます。1社即決ではなく、まず2〜3社に話を聞く。そのほうが後悔は少ないです。

❓ よくある質問

Q1. 定期面談はどのくらいの頻度で必要ですか？

定期面談は本人と監督者に原則3か月に1回以上実施します。2025年4月以降は、面談対象者の同意などの条件を満たせば、互いの表情を確認できるオンライン面談も可能です。同意の確認書面を保存し、業務・待遇・保護上の問題や第三者の介入が疑われる場合には、改めて対面面談を行います。音声通話やメールだけで代えることはできません。

Q2. 年1回の定期届出はいつまでに提出すればいいですか？

A. 定期届出は年1回です。対象期間は4月1日から翌年3月31日までで、翌年4月1日から5月31日までに提出します（5月31日が閉庁日の場合は翌開庁日）。受入れ・活動・支援実施状況を取りまとめ、特定技能所属機関が提出します。支援を全部委託している場合も、登録支援機関の支援実施状況を含めて受入れ企業が届け出ます。定期面談は原則3か月に1回以上で、年1回の届出とは別です。

Q3. 届出を忘れるとどうなりますか？

A. 義務違反として指導や受け入れ停止につながる場合があります。次の受け入れに影響することもあるため、期限管理は必須です。

Q4. 随時届出は何日以内に必要ですか？

A. 契約の変更・終了など、事由が発生してから14日以内が原則です。年1回の定期届出とは別物なので、まとめて処理できません。

Q5. 義務支援は自社でやらないといけませんか？

A. いいえ。登録支援機関へ全部委託できます。委託すれば、自社の支援体制要件もクリアしたものとみなされます。

Q6. 委託費はいくらくらいかかりますか？

A. 1人あたり月額2万〜3万円前後が一つの目安です。支援内容で幅があるため、料金に何が含まれるか必ず確認してください。

Q7. 面談記録や届出の書類はいつまで保管しますか？

A. 支援に関する文書は、契約終了から1年以上の保管が求められます。届出だけでなく記録の保存まで義務と考えてください。

まとめ

この記事のまとめ：要点3つ

• 特定技能の義務支援は「定期面談（3か月ごと）＋年1回の定期届出＋随時届出（14日以内）」の期限管理が核心です。 面談記録が報告の土台になります。
• 面談は本人と監督者の双方に対面で、本人の言語で行い、記録を残すのが原則です。 形だけにせず、相談を拾える場にすることが定着につながります。
• 体制に不安があるなら、登録支援機関へ委託して義務支援を丸ごと任せる選択肢が現実的です。 委託すれば支援体制の要件もクリアできます。

定期面談も年1回の定期届出も、仕組みにしてしまえば怖くありません。とはいえ、現場を回しながら全部を自社で抱えるのは、正直しんどいもの。「自社でやるか、委託するか」で迷っている段階でかまいません。まずは話だけでも、お気軽にご相談ください。