外国人従業員の源泉徴収や年末調整を日本人と同じ処理で済ませ、税務でミスをしていないか心配ですか。

外国人従業員の税務は、日本人と同じ処理では通りません。分かれ道は「居住者か非居住者か」の判定です。ここを外すと源泉徴収の税率を誤り、あとから追徴や修正申告につながります。非居住者への給与は原則20.42%の源泉徴収。居住者なら通常どおり月額表で計算します。まず判定、それから計算。順番を逆にしないことが肝心です。

「入社した子、住民票はあるけど税金の扱いは日本人と同じでいいの？」「年末調整の紙、母国の家族の分まで書いてきたけど、これ控除できるの？」「租税条約って聞いたことはあるけど、うちに関係ある？」。正直なところ、こうした疑問は採用担当や経理の方から本当によく寄せられます。制度が複雑で、判断の入口でつまずきやすい。この記事では、居住者判定から源泉徴収、年末調整、国外扶養親族の控除、租税条約までを手順として整理します。読み終える頃には、自社のケースをどこから確認すべきか判断しやすくなるはずです。

この記事のポイント

• 判定が最初、計算は後。居住者か非居住者かを先に決めないと、源泉徴収の税率そのものを間違えます。
• 非居住者への給与は原則20.42%。居住者と同じ月額表を使うと、税額が大きくズレます。
• 国外扶養親族の控除は「送金」と「書類」で決まる。親族関係書類と送金関係書類がそろわなければ、控除は認められません。

この記事の結論

• 一言で言うと、外国人の税務は「居住者・非居住者の判定」から始めるのが正解です。
• 最も重要なのは、住所や在留期間の見込みで判定し、税率と年末調整の要否を切り替えること。
• 失敗しないためには、国外扶養親族の書類を入社時に案内し、租税条約の届出も忘れないことです。

🌏 居住者・非居住者の判定と源泉徴収でミスしないために

外国人従業員の給与計算で最初に立つ分かれ道が、居住者か非居住者かの判定です。ここが全ての起点になります。国籍ではなく、日本での「住所」と「居所の期間」で判断するのが原則。ここを取り違えると、源泉徴収の税率も年末調整の要否も、まとめて狂ってしまいます。

そもそも居住者と非居住者はどう分かれるのか

居住者とは、日本国内に住所があるか、または現在まで引き続き1年以上居所がある個人を指します。非居住者は、それ以外の人です。国税庁の説明でも、判定の軸は「住所」と「1年以上の居所」に置かれています。ポイントは、国籍で決めないこと。日本人でも海外勤務が続けば非居住者になり、外国人でも日本に生活の本拠があれば居住者です。

実は、ここで多いのが「在留カードがあるから居住者」という思い込みです。入国したばかりで、契約が1年未満の見込みなら、非居住者と判断されるケースもあります。反対に、日本に定住して家族と暮らしているなら、迷わず居住者。生活の実態を見て判断します。

判定を3ステップで進める手順

現場で迷わないよう、判定は手順化しておくと安全です。

第一に、住所を確認します。日本に生活の本拠があるか。家族の居住地、住民票、賃貸契約などから、生活の実態を見ます。第二に、在留期間の見込みを確認します。雇用契約や在留資格から、日本での滞在が1年以上になる見込みかどうか。1年以上なら、入国時点から居住者と扱うのが原則です。第三に、判定結果を給与計算に反映します。居住者なら月額表で源泉徴収し、年末で年末調整。非居住者なら20.42%で分離課税、年末調整は行いません。

非居住者への給与は20.42%が原則

非居住者に日本国内の勤務分として支払う給与は、原則として20.42%の税率で源泉徴収します。この20.42%は、所得税20%に復興特別所得税を上乗せした数字です。居住者に使う月額表とはまったく別物。扶養控除などの各種控除も、この計算では基本的に反映しません。

ケースによりますが、来日直後の数カ月だけ非居住者、その後は居住者に切り替わる、という流れもあります。切り替えのタイミングで税率が変わるため、給与ソフトの設定を月ごとに見直す必要があります。判定は一度で終わりではなく、状況の変化とともに見直すもの、と考えておくと安心です。

📌 年末調整・扶養控除・租税条約で損をしない実務

判定を終えたら、次は年末調整と控除の実務です。ここは、外国人ならではの論点が集中する場面。国外に住む家族の扶養控除や、租税条約による税率の軽減など、日本人ではあまり出てこない項目が絡みます。知らないと、従業員が本来受けられる控除を取りこぼしてしまいます。

年末調整の対象になる人・ならない人

年末調整は、原則として居住者が対象です。非居住者は分離課税で完結するため、年末調整は行いません。ここでも、判定の結果がそのまま効いてきます。

注意したいのが、年の途中で帰国して非居住者になるケース。この場合は、出国時までの分を対象に、出国のタイミングで年末調整を行います。帰国予定が見えたら、早めに経理と共有しておくとスムーズです。

国外扶養親族の扶養控除は「送金」と「書類」が鍵

外国人従業員から特に多いのが、母国に残した家族を扶養に入れたいという相談です。国外に住む親族を扶養控除の対象にするには、書類の要件が厳格に決まっています。柱は二つ。「親族関係書類」と「送金関係書類」です。

親族関係書類は、戸籍や出生証明など、その人が親族であると分かる公的な書類。送金関係書類は、実際に生活費や学費を送金した事実を示す、金融機関の送金記録などです。国税庁の案内でも、この二種類の提出が控除の前提とされています。しかも、送金は「まとめて年1回」ではなく、扶養している実態が分かる形が望まれます。

ベトナム出身のスタッフが「両親を扶養に入れたい」と申告書を出してきたものの、送金記録が手元にない。入社時にこの要件を伝えておくだけで、取りこぼしは大きく減ります。

租税条約で税率が変わることがある

租税条約は、二重課税を防ぐために日本と各国が結んでいる取り決めです。たとえば、留学生や研修目的で来日した人の一部の所得が、条約により軽減される場合があります。

ここで大切なのは、条約の適用を受けるには「租税条約に関する届出書」を、原則として給与を支払う日の前日までに税務署へ提出する、という手続きが必要な点です。届出を出さないまま通常税率で源泉徴収してしまうと、あとから取り戻すのに手間がかかります。この一手間が、従業員の手取りを守ります。

よくある質問

Q1. 居住者か非居住者かは国籍で決まりますか？

A. いいえ。国籍ではなく、日本の住所と1年以上の居所で判定します。日本に生活の本拠があれば、外国人でも居住者です。

Q2. 非居住者への給与の源泉徴収税率は何%ですか？

A. 原則20.42%です。所得税20%に復興特別所得税を上乗せした税率で、居住者の月額表とは別に計算します。

Q3. 入社したばかりでも居住者になりますか？

A. 契約や在留資格から1年以上の滞在が見込まれるなら、入国時点から居住者と扱うのが原則です。見込みで判断します。

Q4. 非居住者にも年末調整は必要ですか？

A. 不要です。非居住者は分離課税で完結します。ただし年の途中で帰国する居住者は、出国時までの分を年末調整します。

Q5. 母国の家族を扶養控除に入れられますか？

A. 可能です。ただし親族関係書類と送金関係書類の提出が必須です。送金の実態が示せないと、控除は認められません。

Q6. 租税条約を使うと何が変わりますか？

適用には事前の届出書提出が必要です。

Q7. 判定や手続きに不安がある場合はどうすればよいですか？

A. まずは自社の従業員が居住者か非居住者かを整理しましょう。

税の判定に必要な事実を年度ごとに確認する

外国籍であることだけで居住者・非居住者を判断しないようにします。入出国や居住の状況など、判定に必要な情報を整理して担当窓口へ確認してください。前年と同じ処理を続ける前に変更の有無を確かめ、本人への説明と必要資料の案内を更新します。

給与・勤怠・届出の情報を照合する

給与や保険の手続きでは、担当部署ごとに持つ情報の食い違いを確認します。入社日、契約期間、所定労働時間、実際の勤務実績、住所など、判断に使う情報が同じ時点のものかを確かめてください。本人の説明、雇用契約、勤怠記録の内容が違う場合は、都合のよい資料だけを採用せず、違いが生じた理由を確認します。適用条件を判断する前に、事実関係をそろえることが重要です。

本人への説明では、支給額、控除される項目、振込額を分けて示します。控除の名称だけを翻訳しても、何に対する金額か分からない場合があります。計算対象の期間、確認できる明細、質問先を案内してください。給与、税、社会保険では担当窓口や条件が異なるため、一つの制度で認められた取扱いが別の制度でも同じになるとは限りません。分からない点は、現在の契約や家族関係など必要な情報を整理して、該当する窓口へ確認します。

まとめ

外国人従業員の税務は、日本人と同じ処理では通用しません。ですが、順番さえ守れば怖くありません。判定してから計算する。この基本を押さえるだけで、多くのミスは防げます。

この記事のまとめ：要点3つ

• 最初に居住者・非居住者を判定する。住所と1年以上の居所で判断し、国籍では決めない。ここが全ての起点です。
• 税率と年末調整は判定で切り替える。非居住者は原則20.42%で年末調整なし、居住者は月額表で年末調整あり。
• 国外扶養は書類、条約は届出。親族関係書類と送金関係書類、租税条約の事前届出を、入社時から案内しておく。

判定の入口でつまずくと、あとの修正はどうしても大がかりになります。「うちのあの人はどっちだろう」と少しでも引っかかったら、そのままにせず一度整理してみてください。制度や手続きが複雑で判断に迷うときは、外国人雇用の実務に慣れた専門家に、まずは話だけでも聞いてみるのがおすすめです。早めのひと確認が、従業員の手取りと会社の安心を守ります。

国外扶養親族の年齢等の要件

国外居住親族の扶養控除は書類だけで決まるわけではなく、年齢・所得・生計などの要件があります。親族ごとに必要な親族関係・送金関係書類、該当する場合の留学ビザ等書類や38万円送金書類を確認してください。