在留資格の更新時期を逃すな！外国人雇用の期限管理のタイミング

2026年6月9日

「スタッフのビザの期限切れに気づかなかったらどうなる？」と焦る人事へ。オーバーステイのトラブルを防ぐための更新管理のタイミング。

在留資格の更新管理は、「人事が片手間でやる仕事」ではなく、「不法就労助長罪とオーバーステイを防ぐための“期限管理システム”として設計すべき業務」です。

一言で言うと、「在留期限の3か月前に自動でアラートが出る仕組み」と「更新申請中の証拠を必ず残す運用」があれば、実務上“期限切れに気づかなかった”事故はかなり防げます。

この記事のポイント

多くの在留資格は「在留期限の3か月前」から更新申請が可能であり、この期間内に申請すれば、審査中も適法に就労を継続できると解説されています。
正直なところ、オーバーステイは「悪意」よりも「更新時期の見落とし」から起こるケースが多く、在留期限を一覧で管理し、2か月前・1か月前にリマインドを出す体制がない企業ほど、トラブルリスクが高いとされています。
不法就労助長罪の罰則は、現在「5年以下の懲役または500万円以下の罰金（または併科）」と定められており、企業の故意だけでなく過失も問われうるため、「更新管理の記録」を残しておくことが防波堤になります。

この記事の結論

一言で言うと「在留資格の更新管理は、“在留期限一覧＋3か月前アラート＋更新申請中の証拠保管＋期限切れ前の就労ストップルール”の4点を押さえれば、オーバーステイ由来の不法就労リスクは大きく減らせます」。
最も重要なのは、「採用時に在留カードを確認して終わり」ではなく、①在留期限をHRシステムやExcelで一覧化、②3か月前・2か月前・1か月前の段階で自動・手動リマインド、③更新申請書の受理印や受付ハガキのコピーを保存しておく、という“時系列の見える化”です。
失敗しないためには、「本人が自分でちゃんと更新するだろう」という前提を捨て、企業側の責任として在留期限をモニタリングし、期限超過が発覚した時点で直ちに就労を止めるルールを、就業規則・雇用契約書・現場運用まで落とし込む必要があります。

在留期限のシールを見て、背筋が冷たくなる瞬間

机の上の在留カードを、何度もひっくり返してしまう朝

朝、人事のデスクの上に1枚のコピーが置かれています。

「在留カード（表・裏）」と書かれたコピーの右下には、「在留期間満了日：2026年5月31日」という文字。

ブラウザの検索窓には昨夜打ち込んだ「在留資格更新企業責任」「オーバーステイ会社罰則」という履歴が残っていて、「正直、もしこのまま気づかずに1か月放置していたら……」と想像した瞬間、背筋が少し冷たくなる——そんな“ヒヤッとした朝”が、更新管理の大切さを痛感するきっかけになりがちです。

実は、「本人任せ」では企業側も守れない

在留資格管理を扱う専門家は、「在留期限の管理を外国人本人任せにするのは危険」と口を揃えています。

在留期間を過ぎれば、その瞬間から本人は不法滞在となり、就労を続ければ不法就労にあたる可能性があり、企業は不法就労助長罪の対象となり得るからです。

私が見た「1週間の差で助かった」事例

ある介護事業者で、たまたま人事担当が在留カード一覧の更新をしているときに、1人のスタッフの在留期限が「翌月末」であることに気づきました。

「正直、ギリギリでした」とその担当者は振り返りますが、その場で本人と面談し、2週間以内に更新申請を行ったことで、特例期間を含め問題なく就労継続が認められました。

「実は、あのタイミングでリストを見直していなかったら、気づいたときには期限を過ぎていて、不法就労の状態に踏み込んでいたかもしれません」と、安堵混じりの声が印象的でした。

在留資格更新の基本ルールと“安全ライン”のタイミング

更新申請は「在留期限の3か月前」からが目安

在留カード更新に関する解説では、多くの在留資格について「在留期限の3か月前から更新申請が可能」とされています。

多くの在留資格

在留期間満了日の3か月前から申請可能。

一部の資格（永住者など）

2か月前など別ルールのケースもあるため、個別確認が必要。

更新申請を在留期限直前に行うと、

書類不備で差し戻された場合に期限切れするリスク
審査期間（通常2週間〜1か月）中に在留期限が切れてしまう不安

が出てくるため、専門家は「申請可能になったら、できるだけ早めに動く」ことを推奨しています。

審査中の「特例期間」とは

在留期間更新許可申請を期限内に行った場合、「特例期間」として最長2か月程度は在留期限が過ぎても適法に滞在・就労を継続できると説明されています。

申請中は、在留カードの裏面に「在留期間更新許可申請中」といったスタンプが押されます。
この期間内であれば、通常どおり働くことが可能です。

企業としては、「更新申請書の受付印」「在留カード裏面のスタンプ」をコピー・PDFで保存しておくことで、「期限内に更新申請を行い、特例期間中である」ことを証明しやすくなります。

オーバーステイ発覚時に企業が問われるもの

不法就労助長罪の罰則は、現在「5年以下の懲役または500万円以下の罰金、またはその両方」とされています。

企業側が「在留期限の確認を怠っていた」「更新申請がなされていない状態を把握しながら就労させていた」場合、故意だけでなく過失として責任を問われるリスクがあります。

正直なところ、「そんなつもりはなかった」は通じない世界なので、「いつ確認し、いつアラートを出し、どう対応したか」を記録に残しておくことが、企業防衛になります。

企業がやるべき在留期限管理の具体的フロー

STEP1：在留期限の一覧管理（採用時に登録）

在留資格管理のコラムでは、企業が押さえるべき項目として、「在留カードの確認」「在留期限の一覧管理」「業務内容との適合」が挙げられています。

採用時に必ず登録する情報：

氏名（ローマ字・カタカナ）
在留資格の種類
在留期間満了日
在留カード番号
就労制限の有無

これをHRシステムか、最低でもExcelで一覧化し、「在留期限の昇順」で並べ替えられる状態にしておくことが第一歩です。

STEP2：3か月前・2か月前・1か月前のリマインド設定

実務の記事では、「在留期限の3か月前から更新を検討し、2か月前には必要書類の準備、1か月前には申請済みの状態にする」タイムラインが推奨されています。

イメージ：

3か月前

本人と面談し、更新方針の確認。
必要書類一覧を共有。

2か月前

書類収集・社内承認を完了。
申請日を確定。

1か月前

申請済みで、受付証明（受理印・ハガキ）を取得。

この流れを、「在留期限一覧」にリマインドとして組み込むか、グループウェアのタスク・カレンダーに登録しておくと、抜け漏れが少なくなります。

STEP3：更新申請中・期限切れ時の“就労ルール”を明文化

厚労局の資料でも、「在留期間が満了し、在留資格の更新がなされない場合には、雇用関係を終了し、帰国手続きの相談等を行うよう努めること」とされています。

企業として決めておくべきルール：

在留期限までに更新申請を確認できなかった場合、期限翌日から就労停止とする。
更新申請中であることを示す書類（受付印・在留カード裏面スタンプ）をコピーで保管する。
オーバーステイが発覚した場合は、直ちに就労を中止し、専門家と連携して対応する。

これを就業規則・外国人向けの雇用契約書の特約条項にも盛り込むことで、「本人にも企業にも分かりやすいライン」を作れます。

よくある質問（7問）

Q1．在留資格の更新申請はいつからできますか？

A．多くの在留資格では、在留期間満了日の3か月前から申請可能で、早めに申請するほどトラブルリスクを下げられます。

Q2．更新審査中でも外国人社員は働けますか？

A．在留期限内に更新申請をしていれば、特例期間として最長2か月程度は適法に滞在・就労継続が認められるとされています。その証拠書類を保存しておくことが重要です。

Q3．在留期限を過ぎて働かせてしまった場合、企業のリスクは？

A．不法就労助長罪に該当する可能性があり、5年以下の懲役または500万円以下の罰金（または併科）の対象となり得ます。

Q4．在留期限の管理は、どのようなツールで行うのが良いですか？

A．HRシステムでの管理が理想ですが、最初はExcelで在留期限一覧を作り、期限の3か月前にアラートが出るよう関数やカレンダー連携を設定する方法がよく紹介されています。

Q5．更新管理は派遣会社任せで問題ありませんか？

A．派遣元にも責任はありますが、派遣先にも注意義務があるとされており、自社でも在留期限の確認・更新状況の把握を行うことが推奨されています。

Q6．永住者の在留カードにも更新は必要ですか？

A．永住者は在留期限そのものはありませんが、在留カードの有効期限（通常7年ごと）の更新が必要であり、カードの更新を怠らないようにする必要があります。

Q7．最初に整えるべき更新管理ルールは何ですか？

A．採用時の在留期限登録、在留期限一覧の作成、3か月前アラートの設定、更新申請中の証拠保管、期限切れ時の就労停止ルールの5つから着手するのが現実的です。

まとめ

在留資格の更新管理で押さえるべきは、「在留期限を見える化し、3か月前から動き始める」「更新申請中であることの証拠を残す」「期限切れ時は就労を止める」という“時間軸のルール化”です。
オーバーステイによる不法就労助長罪は、悪意よりも「更新管理の甘さ」から起こることが多く、「本人任せ」から「会社としてモニタリングする」運用に変えるだけで、リスクは大きく下がります。
迷っているなら、まず現在雇用している外国人の在留期限を一覧にして、「3か月以内に期限を迎える人が何人いるか」を見える化し、そのリストから順番に更新スケジュールを一緒に組んでいきませんか。

現時点で、自社では在留期限を「Excelやシステムで一覧管理している状態」か、「各部署に任せていて全体が見えていない状態」のどちらに近いでしょうか。